Sastanci predstavljaju neophodan segment poslovanja svake uspešne kompanije, pogotovo ukoliko se radi o malim preduzećima koja su još uvek u razvoju. Svrha svakog sastanka je unapređenje poslovanja kroz adekvatno planiranje budućih koraka, analiziranje prethodnih dostignuća i ostvarivanje novih saradnji, koji će na samom kraju doneti profit i bolje pozicionirati kompaniju u konkurentnom biznis svetu. Samo održavanje sastanka neće automatski pomoći, ukoliko je njegova organizacija i struktura loša, i ako provedeno vreme nije kvalitetno utrošeno.
U narednim pasusima, proverite na koje načine možete poboljšati održavanje sastanka i time osigurati dobre rezultate.
Adekvatno opremljena sala za sastanke
Opremljenost prostora i njegova funkcionalnost neminovno utiču na radni proces svakog zaposlenog. Komforna i adekvatno opremljena kancelarija omogućava zaposlenima da budu fokusirani na radne zadatke i osećaju se udobno u svakom trenutku. Podjednaku pažnju treba posvetiti salama za sastanke, te ih dizajnirati i srediti u skladu sa potrebama koje treba tokom zajedničkih okupljanja zadovoljiti.
Podrazumeva se da prostori namenjeni sastancima moraju biti prostrani, i sadržati dovoljan broj stolica, kako bi primili klijente i sve članove tima. Prezentacije su neizostavna tačka svakog sastanka, stoga je potrebno imati neophodnu opremu, kao što su kvalitetan računar i projektor.
Korisna alatka za predstavljanje ideja jeste dovoljno prostrana tabla za crtanje i odgovarajući pribor. Ona se uglavnom postavlja na mesto gde će biti vidliva svima, nadomak projektnog platna.
Unapred pripremljene teme
Svaki sastanak se organizuje sa svrhom i ciljem – da li je to realizacija najnovijeg projekta, menjanje cena usluga ili organizovanje poslovnog puta, morate unapred pripremiti teze o kojima će biti reč. Veoma često diskusija na određenu temu otvori neke nove, i neplanski se udaljite od prvobitnog plana.
Potrudite se da članove tima vratite na zacrtani put, a ukoliko se pokaže značaj nekog problema ili teme koja nije bila planirana da se obradi, sledeće viđanje posvetite toj stavki. Početak sastanka započinte predstavljanjem tačaka koje će tog dana biti u fokusu i time ukažite saradnicima da treba da se pridržavaju sačinjene agende.
Za kraj, sumirajte zaključke do kojih ste došli i kasnije prosledite zapisnik svima koji su bili prisutni na sastanku. Ovaj dokument je odličan podsetnik i smernica za preduzimanje narednih koraka.
Ograničite trajanje sastanka
Kada organizujete sastanak, držite se dobro poznate kovanice “Vreme je novac”. Unapred isplanirajte koliko vremena ćete posvetiti određenoj temi, i trudite se da u izlaganjima budete što jasniji i sažetiji. Predugi sastanci umeju da budu zamorni za prisutne, koji posle određenog perioda izgube fokus i tada ne mogu da pruže svoj maksimum.
Konstruktivni predlozi i sjajne ideje neće nastati ukoliko su vaši saradnici iscrpljeni i imaju utisak da gube vreme.
Utišajte telefone i obezbedite mir
Bilo da se nalazite u ulozi nekoga ko organizuje sastanak ili samo prisustvuje, važno je eliminisati sve distrakcije koje mogu da poremete tok sastanka.
Prostor u kome se odvija sastanak treba da bude izolovan od kancelarija i drugih pratećih prostorija, kako bi se osigurao mir za sve učesnike. Poželjno je stišati telefone i odložiti ih sa strane kako ne bi remetili fokus i pažnju prisutnih.
Pozitivna atmosfera kao motivacija
Nezadovoljstvo projektnim koracima, propusti u organizaciji skupa su samo neke od tema koje umeju da unesu dozu stresa kod prisutnih članova sastanka. Neminovno je da se o svim segmentima rada mora diskutovati, pa i o onima koji su lošije realizovani, međutim, trudite se da dodatno motivišete kolege, jer im pozitivna energija u takvim trenucima prija i osnažuje ih.
Cilj ovakvih skupova jeste ohrabrivanje svih članova tima i motivisanje da budu još uspešniji u obavljanju zadataka.
Budući da svi težimo ka boljim rezultatima, implementirajte navedene korake u vaše poslovanje i osetićete pozitivnu promenu. Dobra komunikacija među kolegama čini uspešan tim koji pobeđuje sve prepreke pred sobom.