Organizovani kancelarijski prostor poboljšava poslovnu atmosferu, kreativnost i uspešnost svakog radnika, zbog čega je nemerljivo bitan faktor za neosetan boravak na radnom mestu. U redovima koji slede vas upravo čekaju najbitniji saveti za organizaciju, sređivanje i opremanje kancelarije. Glavni fokus će biti na poslovnom prostoru za osobe koje žele da pokrenu privatan biznis ili rade od kuće. Međutim, neke savete ćete svakako moći da iskoristite i za kancelarije u državnim firmama.
Dobro razmislite o lokaciji kancelarije
Lokacija kancelarije najviše zavisi od vaše poslovne opredeljenosti. Recimo, u slučaju da se bavite izradom veb-sajtova ili vođenjem online marketingom, jedan kutak stana ćete vrlo lako moći da iskoristite za kućnu kancelariju. S obzirom na to da vam je potreban samo radni sto i malo prostora za odmor, to vrlo lako može biti i spavaća soba. Sa druge strane su izgledne šanse da ćete svoj poslovni prostor morati da potražite među oglasima za izdavanje, ukoliko se recimo bavite advokaturom ili geodetikom. Dobro razmislite i težite ka tome da donesete ispravnu odluku.
Nekolicina biznismena smatra da ne treba mešati privatno i poslovno, bez obzira na to koliko je kućna kancelarija izolovana. Radni prostor van okvira kuće će takođe biti isplativija opcija ukoliko posao zahteva redovno viđanje sa klijentima. S tim u vezi, ako želite da pronađete lokal sa povoljnom lokacijom, preporučujemo da vaš izbor u posredovanju bude Zidart agencija za nekretnine.
Izbacite suvišne predmete
Sređivanje prostorija uglavnom započinje izbacivanjem suvišnih predmeta, pa stoga predlažemo da se i sada držite navedene taktike. Počnite od nameštaja sa najmanjom primenom, te postepeno otpisujte sve ostale suvišne predmete. Ne kažemo da sve treba da izbacite van, ali svakako treba imati da umu da će dobra organizacija radnog prostora učiniti kancelariju većom, te svakako privući posete klijenata. Kada se rešite svih suvišnih predmeta, bacite se na nabavku opreme.
Nabavite kvalitetnu kancelarijsku opremu
Kupovina kancelarijske opreme u početku stvara izdatke, ali je na dugoročnom planu i te kako dobra investicija u privatan biznis. Zato se potrudite da svoju kancelariju opremite savremenom opremom, počevši od nameštaja pa sve do pomoćnih uređaja. Evo liste najpotrebnije opreme:
- Sofa sa fiokom za odlaganje – može biti naročito korisna ukoliko često dočekujete klijente ili imate višak stvari.
- Udobna kancelarijska fotelja – s obzirom na to da ćete većinu dana provesti u sedećem položaju, nikako ne zaboravite na kupovinu udobne fotelje.
- Potrošni materijali – markeri, hemijske, gumice, hefterice, toneri, lepljive trake, koverte te spajalice su samo neki od potrebnih materijala. Imajući u vidu da se brzo troše, preporučujemo kupovinu na veliko.
- Ne zaboravite na pomoćne uređaje – štampač, skener, laminatori za plastifikaciju, digitroni i rezači papira su standardni članovi svake dobro opremljene kancelarije.
Naravno, ovo je skraćeni popis kancelarijske opreme. Na vama je da nabavite sve ostale alate za koje smatrate da su potrebni za profesionalno obavljanje poslovnih zadataka.
Napravite arhivu dokumenata
Organizacija dokumenata je ključan korak ka stvaranju produktivne radne sredine, stoga se potrudite da arhivirate svaki zastareli predmet. Za ne toliko važnu papirologiju možete da iskoristite providne folije za dokumenta, dok za ugovore ili zapisnike preporučujemo kupovinu registratora i fascikli. Kako bi željena papirologija uvek bila na dohvat ruke, najbolje će biti da dokumenta sortirate po poslovnim oblastima. Primera radi, plavi registrator može biti namenjen za dokumentaciju o prihodima. Naravno, podrazumeva se da vodite računa i o novijim predmetima, kako se ne bi izgubili ili eventualno oštetili. Imajte na umu da takođe postoji i opcija čuvanja dokumentacije u elektronskoj formi, za šta je samo potrebno nabaviti dobar skener.
Organizujte radni sto
Organizacija i funkcionalnost su najvažnije karakteristike svakog radnog stola. Iako smo svesni da su neki ljudi efikasniji kada „rade u haosu”, sigurni smo da razbacani kancelarijski materijali po radnom stolu neće doprineti rešavanju poslovnih zadataka. Zato predlažemo da sve nepotrebne predmete povučete u fioke, hemijske olovke vratite u žičane držače, te sve kartice spakujete u vizitare. Neka se na radnoj površini nađu samo najpotrebniji alati, pozicionirani tako da ne ometaju rad.
Sredite kabl menadžment
Pored toga što treba voditi brigu o gornjoj površini radnog stola, ne treba zaboraviti ni na donju. Na kraju krajeva, računarski sto je prva stvar koju klijenti ugledaju kada se nađu u nečijoj kancelariji, a sigurni smo da ne želite da im za oko zapadnu vaši neuredni kablovi. Zbog toga će biti najbolje da se pobrinete oko organizacije kablova, te pokušate da ih vešto sakrijete. Kao korisno rešenje možete da upotrebite kanalice, držače kablova, kukice, vezice, bužire ili kutije za odlaganje.
Kada završite sa sređivanjem kancelarije, potrudite se da je redovno održavate u urednom i čistom stanju. Nadamo se da smo vas informisali korisnim savetima.